一、传统采购流程的常见挑战

企业在采购过程中，常见的挑战包括线下手动流程、缺乏可见性、缺乏控制力，效率低等等，这些都可能会阻碍采购的效率，甚至会影响企业的日常运营和财务流水。

1、手动流程

许多企业仍然依赖手动或纸质方法进行采购，这些工作流程非常耗时且容易出现人为错误。

2、缺乏能见度

一个常见的问题是缺乏对这些采购工作流程的清晰可见性，缺乏问责制，企业难以跟踪申请、采购订单和收到的货物的状态，以及清晰、可审计的交易和采购记录跟踪。

3、效率低下

沟通不畅和对关键人员的依赖往往齐头并进，加剧了手动流程的低效率。当沟通渠道不简化时，对特定个人的依赖会变得更加明显，从而导致采购工作流程出现瓶颈和延迟。

4、缺乏控制

采购工作流程缺乏控制可能会导致各种问题，例如未经授权的采购、特立独行的支出和不遵守采购政策等等。

如果没有适当的控制机制，员工就有可能在批准的渠道之外或未经授权的情况下进行购买，损害采购过程的完整性，甚至可能导致合规或法律问题。

二、简化采购流程的3个基本策略

关于采购工作流程优化，这里提供3个基本策略给大家：

自动化数智采购技术应用

数据驱动决策

定期优化

1、数智化技术的采用

自动化采购工作流程具有许多好处，包括减少处理时间、最大限度地减少错误以及为在分散地点运营的团队提供移动灵活性。

利用自动化可以简化任务并大大提高准确性，使组织能够有效地简化其采购流程。通过利用支持集成的系统，企业可以打破部门孤岛，并创建从申请到付款的无缝工作流程。

采用人工智能 （AI） 驱动的自动化可以进一步加快流程、减少错误和重复的管理密集型任务。

2、用数据驱动决策

可视化的支出分析和报告功能是优化采购工作流程的关键。

通过数智采购系统应用，企业可以便捷地生成和提取各类数据，无须再手动收集数据和手工制作报表，比如：每年的采购总量、每家供应商每年的总采购量、每年通过价格谈判获得的成本节省、供应商的交货准时率、每笔采购申请单的平均处理时效等等。

利用数智采购系统的数据集成，组织能够有效地分析大量数据，以识别趋势、异常和优化机会，这有助于做出明智的决策，改进战略规划，并加强供应商谈判。

将支出分析和报告集成到采购工作流程中，使企业能够提高成本效益、降低风险并有效地实现战略目标。自动化产生的实时数据和可操作的洞察，支持数据驱动的决策，促进更具战略性和更明智的采购方法。

3、定期优化

通过定期优化您的采购实践来培养持续改进的文化，持续审查和评估您的采购流程，创建有效的反馈循环，并保持对变化的适应能力。

持续改进和优化可确保您的采购工作流程保持敏捷、响应迅速并与组织目标保持一致。拥抱持续改进的心态，使您的团队能够积极应对挑战，识别和抓住机遇，并为业务的长期成功做出贡献。

三、优化采购流程的7个步骤

具体如何实施采购流程优化呢？建议从以下维度入手，细致分析，定期改进。

1、彻底评估您当前的采购流程

确定效率低下、瓶颈和需要改进的领域。这一关键步骤为有针对性的增强奠定了基础。

2、确定痛点和需要改进的领域，以及当前流程中的具体挑战

识别痛点对于找到有效的解决方案和确保优化的工作流程解决关键问题非常重要。

3、为需要优化的采购工作流程建立具体且可衡量的目标

无论是减少处理时间、降低成本还是提高准确性，明确定义的目标都将指导您的转型工作。

4、确定并集成符合您定义目标的技术

使用数智采购系统，好比使用先进的导航设备，可以实时跟踪采购状态，快速响应市场变化。系统不仅可以简化订单处理、跟踪物流，还能提供数据分析，帮助企业做出更精准的决策。

在选择软件时，请记住，解决方案不仅仅是功能或技术本身，而是需要关注能够通过创新提供持续支持、快速实施、培训和持续技术进步的软件供应商。

5、形成“标准化”采购流程

收集和整理所有流程组件涉及到的清单，比如利益相关人员、任务、数据、交档和交接资料，创建一个新的流程图来说明改进后的流程。

制定统一的、标准化的采购流程，就像制定出行指南，有助于规范每一步操作，减少差错和延误，通过流程标准化，实现采购活动的规划化和程序化，提高整体运营效率。

6、克服实施过程中的挑战，并准备好有效的策略解决这些挑战

常见的障碍可能包括员工抵制变革，或适应新流程有难度，企业可以通过促进开放式沟通、提供培训以及提供持续的支持和自助指南来缓解这些挑战。

此外，收集变革数据，展示系统对效率的积极影响，并强化转型的实际好处，可有效激励企业员工推进转型。

7、实施后，定期对部署进行彻底评估和调整

收集用户反馈，评估性能指标，并与初始目标进行比较。就像旅行结束后对行程进行回顾总结一样，企业也需要定期对采购流程进行审查和优化，确保持续改进。

最后

采购流程优化不仅是提高企业竞争力的关键，更是保证企业长期健康发展的必由之路。通过彻底评估现有流程，识别并解决痛点，设定明确目标，并采用现代化的数智化工具，我们能够显著提升采购效率，降低成本，并增强企业的市场响应能力。一个高效、透明的采购流程，将使企业在动态变化的市场环境中，更加灵活和敏捷。

面对挑战，企业应采取主动态度，通过持续的流程优化和技术创新，培养一个持续改进的文化。这不仅涉及到技术层面的自动化和数据分析，也包括员工层面的培训和参与。通过定期的评估和调整，我们可以确保采购流程始终与企业的战略目标保持一致，并不断适应外部环境的变化。

在这个快速变化的时代，一个企业要想保持领先，就必须不断追求卓越和创新。采购流程优化，正是这一追求的体现。