一、目的

为了规范公司与供应商关系管理，加强与供应商的有效沟通，提升本公司与供应商的合作层级，特制订本方案。

二、适用范围

本方案适用于采购部进行供应商沟通等相关工作事项。

三、制定沟通计划

供应商主管负责安排与供应商沟通的时间、地点、内容等，报采购部经理审核批准后，组织人员执行供应商沟通计划。

四、沟通频度安排

采购部需根据供应商评级管理制度和供应商等级的划分，对供应商沟通频度进行安排，具体安排如下表所示。

供应商沟通频度安排

五、沟通方式选择

供应商专员在进行沟通时，可以使用的形式有以下4种。

1．电话沟通与回访的方式。

2．网络及时通讯方式或者电子邮件问候的方式。

3．采用传真的方式。

4．上门拜访方式。

六、沟通内容

供应商专员在与供应商进行沟通时，应包括以下5个方面主要内容。

1．采购产品的规格、数量、标准要求的核实或变更。

2．售后服务事项。

3．供应服务改善方案。

4．供应商管理支持活动。

5．供应商相关人员的培训。

七、沟通注意事项

1．遵守商务礼仪语言和行为规范。

2．与供应商沟通的问题应清晰、明了、准确无误。

3．对于供应商询问的问题，若属于商业机密，可向其解释无法告知，但不可欺骗。

4．跟供应商打交道，沟通时不能偏信一方，需向多方求证。