如何管理应收帐款和催收货款 - 市场营销

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如何管理应收帐款和催收货款

2004-12-08 14:11:45 点击量:

　　【摘要】面对日益激烈的市场竞争，安全、有效的管理应收帐款是企业在发展过程中必须具备的条件。本文从四个角度出发，和大家一起讨论在日常销售过程中如何管理应收帐款。

　　

销售、财务的监管

　　一、在销售合同中明确各项条款
　　在与经销商签订销售合同时，要注意以下事项，以避免日后处理应收帐款时与经销商产生分歧而带来经营风险：
　　1、明确各项交易条件，如：价格、付款方式、付款日期、运输情况等；
　　2、明确双方的权利和违约责任；
　　3、确定合同期限，合同结束后视情况再行签订；
　　4、加盖经销商的合同专用章（避免个体行为的私章或签字）；

　　二、定期的财务对帐
　　财务要形成定期的对帐制度，每隔三个月或半年就必须同经销商核对一次帐目，以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差，厂家要尤为重视：
　　1、产品结构为多品种、多规格；
　　2、产品的回款期限不同，或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同；
　　3、产品出现平调、退货、换货时；
　　4、经销商不能够按单对单（销售单据或发票）回款；
　　5、要主动拒绝用货款垫支其它款项（客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等）；
　　以上情况会给应收帐款的管理带来困难，因此要制订一套规范的、定期的对帐制度，避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死帐现象，同时对帐之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。

　　三、对产品铺货率的正确理解
　　如果产品铺货率提高，会增加销售机会(提高了消费者的购买便利性)，但应收帐款和经营风险也同时增加；如果降低铺货率，经营风险虽然降低了，但达不到规模销售的目标。所以正确、合理的解决产品铺货率问题，对降低应收帐款，保证货款的安全性是有帮助的。因此我们建议在产品不同销售阶段、或根据产品不同的销售策略、或根据市场推广的强弱势而采取不同的产品铺货政策。

　　四、减少赊销、代销运作方式
　　销售人员为了迅速占领市场，或为了完成销售目标而采取赊销、代销的运作模式。这种销售模式是经销商拖欠应收货款的土壤，并极易造成呆、死帐的出现。我们要制订相应的销售奖励政策，鼓励经销商采取购销、现款现货等方式合作，尽量减少赊销、代销的方式。

　　五、制定合理的激励政策
　　我们在制定营销政策时，要将应收帐款的管理纳入对销售人员考核的项目之中，即个人利益不仅要和销售、回款业绩挂钩，也要和应收帐款的管理联系在一起，制订合理的应收帐款奖罚条例，使应收帐款处在合理、安全的范围之内。

　　六、建立信用评定、审核制度
　　在实际工作中，真正能够做到现款现货的经销商很少，我们要建立信用评定、审核制度，对不同的经销商给予不同的信用额度和期限（一般为半年）。对经销商的信用管理要采取动态的管理办法，即每半年根据前期合作情况，对经销商的信用情况重新评定。

经销商的监管

　　一、建立完善的经销商开户制度
　　当厂家开拓新的市场或对目标市场进行细分时，对经销商选择时进行充分、科学的评估是必要的，这不仅为将来的销售寻找一个合作伙伴，同时也降低了日益激烈的市场竞争所带来的经营风险。当我们面对着“买方市场”这个实际情况时，这是一个事半功倍的工作。
　　因此，合作前对经销商进行评估就显得尤为重要。评估的内容应包括：
　　1、经销商的资信状况；
　　包括：企业发展状况、在行业中的口碑、历史交易记录、在销售通路中上、下游的评价等。
　　2、经销商的财务状况；
　　包括：企业的性质、注册资金、资金来源、固定资产、流动资金、企业欠债情况、还债能力、经销商应收帐款等。
　　3、经销商的经营状况；
　　包括：公司发展方向、负责人经营理念、主营销售渠道、是否有本行业的经验、是否有经销竞争产品、是否有代理畅销产品、销售队伍、销售规模、仓储、物流配送系统等。
　　4、负责人的个人资料；
　　包括：社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等。

　　二、对已合作经销商的监管：
　　1、强化经销商的回款意识；
　　经销商在处理应付帐款时，会根据以下的原则而选择先后支付顺序：
　　a、对经销商利润贡献的多少；
　　b、代理产品销售金额的多少
　　c、代理产品在经销商心目中的地位；
　　d、客情关系的维护程度；
　　e、厂家对货款管理的松、紧程度；
　　要经常性地强化经销商的回款意识，将本公司的付款顺序排列在前面，成为经销商的第一付款顺序是我们的目标和努力方向。
　　2、控制发货以减少应收帐款；
　　按照经销商实际的经营情况，采用“多批少量”的方法可以有效地控制应收帐款。根据个人以往经验，以每月发货1～2次为宜，即每次发货量为经销商15～30日的销售量。
　　3、适当的通路促销以减少应收帐款；
　　根据20／80原则，对于20％这部分重点客户的应收帐款的管理，是应收款管理的重中之重。实行通路促销政策，可以有效地降低厂家的应收帐款。但此种方式应谨慎使用，不宜过濒（一年一次为宜）。同时建议：在年中以通路促销为条件、在年末以年终返利为条件促使重点大客户降低应收帐款。
　　4、建立经销商的库存管理制度；
　　通过对经销商库存的动态管理（销售频率、销售数量、销售通路、覆盖区域等），及时了解经销商的经营状况，保证销售的正常运转，有效地控制应收帐款。

　　三、经销商发生欠款的危险信号：
　　在日常经营、管理中，经销商出现的一些信息，对厂家货款的安全性是有警示作用的。如：
　　1. 办公地点由高档向低档搬迁；
　　2. 频繁转换管理层、业务人员，公司离职人员增加；
　　3. 受到其他公司的法律诉讼；
　　4. 公司财务人员经常性的回避；
　　5. 付款比过去延迟；经常超出最后期限；
　　6. 多次破坏付款承诺；
　　7. 经常找不到公司负责人；
　　8. 公司负责人发生意外；
　　9. 公司决策层存在较严重的内部矛盾，未来发展方向不明确。
　　10. 公司有其他的不明确赢利的投资（投机）如：股票、期货等；
　　11. 不正常的不回复电话；
　　12. 开出大量的期票；
　　13. 银行退票（理由：余款不足）；
　　14. 应收帐款过多，资金回笼困难；
　　15. 转换银行过于频繁；
　　16. 以低价抛售商品（低于供货商底价）
　　17. 突然下过大的定单（远远超出所在区域的销售能力）；
　　18. 发展过快（管理、经营不能同步发展）；
　　当经销商出现以上危险信息时，厂家采取果断、迅速的应变措施，可以降低应收帐款的回收风险。

销售人员的监管

　　一、加强销售人员的原则性：
　　在实际的销售管理过程中，我们会感觉到销售人员总是帮助经销商向厂家索要更多的利益。销售人员如何处理厂家与经销商的关系是一个重要的课题。我们经常听到：“厂家和经销商要达到共赢”，可是要真正做到这一点谈何容易。所以销售人员在同经销商维持良好的客情关系的同时，一定要加强他们的原则性，也就是销售人员的同情心和职业道德之间的关系，不折不扣的执行公司制定的销售政策（应收帐款管理）。

　　二、加强销售人员的回款意识：
　　我们应该销售人员培养成良好的习惯：货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期；期限前三天确定结款日期，如自己不能如约应通知对方自己的某一位同事会前往处理，如对方不能如约应建议对方授权其他人跟进此款；在结款日一定按时前往拜访。
　　1、因为时间是欠款者的保护伞，时间越长，追收成功率越低：
拖欠时间（月） 1 2 3 6 9 12 24
成功率 93％ 85％ 73％ 57％ 42％ 25％ 13％

　　2、最后收款期限
　　a、客户拖欠之日数，不应超过回款期限的1/3；如超过，应马上采取行动追讨；
　　b、如期限是30天，最后收款期限不能超过40天；
　　c、如期限是60天，最后收款期限不能超过80天；
　　d、如果不马上追讨，相当于将回款的机会让给别的公司，同时本公司的经营风险就相应的提高。

　　三、加强销售人员终端管理、维护能力：
　　建立一套行之有效的终端维护的管理办法，不仅可以降低经销商的经营风险，确保厂家货款的安全；同时也可以提升销售业绩，提高公司形象、产品形象在经销商中的地位，这对及时清欠应收帐款都是有益的。
　　我们要记住：
　　要确保厂方的销售回款，就要确保经销商的销售回款。
　　要厂家的生意提高，就要确保经销商的生意。

　　四、提高销售人员追款技巧：
　　销售人员在成功追收帐款中扮演着很重要的角色，在日常工作中要加强销售人员在这方面的培训：
　　1. 运用常识；
　　2. 追讨函件；
　　3. 丰富、完善的客户资料档案；
　　4. 让对方写下支付欠款的承诺函件，并加盖公章；
　　5. 与负责人直接接触；
　　6. 录音；
　　7. 向警方求助；
　　8. 谨慎从事；
　　9. 丰富自己财务、银行等方面的知识。如：支票、电汇、汇票、承兑汇票、退票等。

　　五、零售终端经营不善的危险信号：
　　在日常拜访中，检查零售终端的经营状况是终端代表重要工作之一，当终端出现下列状况时，我们就要特别的谨慎，应及时将此信息通报给经销商，避免经销商的经营损失：
　　1. 正常的营运费用无法支付（如：房租、水电、工资）；
　　2. 商场负责人无正当理由的突然失踪；
　　3. 商场业务人员的频繁更换；
　　4. 商品大打折扣（低于供应商的底价）；
　　5. 频繁的有商家退出经营；
　　6. 货架出现大量的空位；
　　7. 大量使用礼品劵，抵供应商的货款；
　　8. 大量的无法兑付的空头支票；
　　9. 不正常的盘点；
　　10. 商场没有人气；

成功追收应付帐款

　　一、应收帐款的处理方法
　　1. 销售资料（收货单据、发票等）是否齐备？内容是否准确无误？
　　2. 准时给予文件；其实越早给经销商发票，货款回收可能越早，同时要确认经销商收到发票；
　　3. 完善客户跟进制度：客户接触率与成功回收率是成正比的，越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会越低；
　　4. 定期探访：如客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收；即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理；
　　5. 建立形象：客户是需要教育的，一定要给予客户一个正确的观念：我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的；
　　6. 服务精神：认同及理解客户的困难和投诉，同时可以利用自身的优势帮助客户解决困难；
　　7. 技巧训练：追收欠款是需要技巧的，如：电话技巧、上门拜访技巧；同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料；

　　二、已被拖欠款项的处理方法
　　1. 文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备
　　2. 收集资料：要求客户提供拖欠款项的原因，并收集资料以证明其正确性；
　　3. 追讨文件：建立帐款催收制度。根据情况发展的不同，建立三种不同程度的追讨文件――预告、警告、律师信，按情况及时发出；
　　4. 最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户了解最后期限的含义；
　　5. 行动升级：将欠款交予较高级的管理人员处理，将压力提升；
　　6. 假起诉：成立公司内部的法律部，以法律部的名义发出追讨函件，警告容忍已经到最后期限；
　　7. 调节：使用分期付款、罚息、停止数期等手段分期收回欠款；
　　8. 要求协助：使用法律维护自己的利益。

　　三、对于呆/死帐的处理方法：
　　1. 折让
　　2. 收回货物
　　3. 处理抵押品
　　4. 寻求法律协助
　　5. 诉讼保全

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