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【珍贵收藏】河北省行政许可案卷标准（2024年版）
2024-10-10 19:03:54 点击量:
河北省行政许可案卷标准（2024年版）
第一章 总则
第一条 为进一步规范全省行政许可案卷，提高行政执法水平，依法保障公民、法人和其他组织合法权益，根据《中华人民共和国行政许可法》《河北省优化行政审批条例》《河北省行政许可委托实施办法》等法律、法规和规章的规定，结合本省实际，制定本标准。
第二条 本省范围内各级行政许可机关制作行政许可案卷适用本标准。
本标准所称行政许可机关，是指具有行政许可法定职权的行政机关以及法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，以及依法受委托实施行政许可的行政机关。
第三条 行政许可案卷是指行政许可机关对行政许可审批过程中以纸质或者电子介质形式形成和调用的证明性材料、程序性材料、结果性材料等进行分类整理、按序排列、统一编号并汇集成卷的行政执法档案资料。
第四条 行政许可案卷主要由封面、文件目录、行政许可文书、证明资料及备考表组成。
各级行政许可机关应当按照《河北省行政许可文书参考样式（2024年版）》制作本机关使用的行政许可文书；根据行政许可业务工作需要，可以在符合本标准基本要素的基础上，增加行政许可文书种类。
法律、法规、规章及国家部（委、局）对行政许可案卷标准及行政许可文书样式另有规定的，从其规定。
第五条 行政许可案卷标准是指反映行政许可案卷制作合法性、完整性、规范性的实体和程序要素标准，主要包括基本要素标准、通用标准、规范性标准和立卷归档标准。
第六条 制作行政许可案卷应当遵循合法、客观、规范的原则，做到格式统一、材料齐全、内容完整、用语准确。
第七条 各级人民政府政务服务管理、司法行政以及其他承担行政审批监督职责的部门，负责指导、监督行政许可文书的制作标准、使用规范和立卷归档等案卷管理工作。
第二章 基本要素标准
第八条 基本要素标准，是指通过实体和程序要素反映行政许可案卷合法性的标准，包括主体资格、许可权限、法律适用和审批程序合法四个基本标准。
第九条 主体资格合法。
（一）行政许可主体应当是具有法定许可权限的行政机关或者法律法规授权的具有管理公共事务职能的组织。
（二）行政许可机关委托其他行政机关实施行政许可的，必须具有法律、法规、规章依据或者经同级人民政府批准。
（三）行政许可审查人员应当具备行政执法资格，持有国家统一的行政执法证件。
第十条 许可权限合法。
（一）受理的行政许可事项应当属于依法设定的现行有效的事项。
（二）办理的行政许可事项应当属于本机关的法定权限。
第十一条 法律依据适用准确。
（一）适用的法律依据应当为现行有效的法律、法规、规章且引用准确无误。
（二）依据的技术规范、技术标准应当引用准确无误。
第十二条 审批程序合法。
（一）行政审批程序一般应当按照申请、受理、审查、决定、送达的步骤进行，并符合法定期限和承诺期限；依法当场作出行政许可决定的，可以简化办理程序，选择使用必要的行政许可文书。
（二）行政审批过程中，应当以文字记录为主、音像记录为辅，二者相互印证，相互衔接。行政审批全过程、审批内容和审批结果均应当有相应的法律文书进行文字记录，关键环节或者容易产生争议的环节还应当采取音（视）频方式进行音像记录。
（三）行政审批方式应当合法、适当，符合法定要求。
1.行政许可审查人员办理行政许可时应当出示或者在办公场所公示合法有效的行政执法证件；涉及现场勘查、检验、检测、听证、询问、送达等关键环节或者容易产生争议的环节，应当有两名以上行政执法人员执行，并在相关法律文书上签名。
2.行政许可受理阶段，行政许可申请材料不齐全或者不符合法定形式需要补正的，行政许可机关应当一次性告知申请人应当补正的材料。
3.行政许可机关对行政许可申请进行审查时，发现行政许可事项直接关系他人重大利益的，应当告知该利害关系人。申请人、利害关系人有权进行陈述和申辩。行政许可机关应当听取申请人、利害关系人的意见。涉及有关单位职责的，应当征求有关单位意见。需要现场勘查、听证等特殊程序的，应当依法组织实施。
4.行政许可决定阶段，应当由行政许可机关负责人批准或者集体讨论决定；进驻各级政务服务大厅办理的行政许可事项应当由行政许可机关授权的首席事务代表履行相应审批权限。重大行政许可决定作出前，应当由法制机构进行法制审核。
5.行政许可送达阶段，送达时限和送达方式应当符合法定要求。当事人同意以传真、电子邮件、邮寄方式送达的，应当有送达地址确认信息及送达凭证。
第三章 通用标准
第十三条 各级行政许可机关应当规范行政许可案卷以及行政许可文书的名称设置、编号规则和格式标准，便于案卷查询、统计分析和档案管理。
第十四条 行政许可案卷名称一般由“申请人+行政许可事项+案卷”组成。
案卷编号应当体现行政区域、行政许可机关、业务范围、行政许可类型、年份、序号等。具体编写规则，由各行政许可机关自行确定。
第十五条 行政许可文书名称应当参照《河北省行政许可文书参考样式（2024年版）》标准，一般由“行政许可机关名称+行政许可文书类别”组成。
行政许可文书编号应当体现行政区域、行政许可机关、业务范围、文书类别、年份、序号等。具体编写规则，由各行政许可机关自行确定。
第十六条 行政许可文书中引用法律、法规、规章等法律依据时，应当使用法律依据全称，并明确到具体条、款、项、目；适用行政裁量权基准的，应当详细注明裁量条件和标准。
第十七条 申请人基本情况按照以下标准填写。
（一）申请人为公民的，应当填写公民姓名、身份证号、住址、联系电话等。住址为本人户籍所在地，有经常居住地的，以经常居住地为其住址。
（二）申请人为单位（法人或者其他组织）的，应当填写单位名称、住所地、统一社会信用代码，法定代表人或者负责人的姓名、职务、身份证号、住址、联系电话等。单位住所地为营业执照或者民办非企业登记证书等主体资格证明资料上登记的地址。
（三）申请人为个体工商户，有登记字号的，应当在“单位名称”项填写“登记字号”，“负责人”项填写经营者姓名；无登记字号的，应当在“姓名”项填写经营者姓名，在“证件名称及号码”和“地址”项填写营业执照登记的注册号和经营场所。
（四）申请人委托他人代理的，应当填写被委托人姓名、身份证号、住址、联系电话等。
第十八条 申请人为公民的，应当签名并按捺指印；申请人为单位的，应当加盖单位印章，并由法定代表人或者负责人签名；要求执法人员签名的，还应当注明执法证号。
行政许可文书上需要相关当事人员签名的，应当手写签名并注明日期。
第十九条 行政许可机关制作的笔录应当由当事人逐页签字确认。
当事人认为笔录内容真实无误的，应当在尾页注明“以上属实”或同意的意思表示并签名；当事人认为笔录内容有遗漏或者有差错的，可以提出补充或者修改的意见，执法人员修改后签名确认，当事人在修改处签名、按捺指印或者加盖印章予以确认；当事人拒绝签章的，执法人员应当注明情况，并由两名以上行政执法人员签名，必要时由其他在场人员签字证明。
第二十条 使用录音、录像等设备进行音像记录，应当制作光盘归入案卷保存，并在《行政执法视（音）频记录登记表》中注明记录时间、事项及主要内容。
第二十一条 行政许可机关内部审批表中应当详细说明行政许可审查具体情况及承办建议；承办机构意见、审批意见应当表述明确，不得含有歧义或者意见未载明等情况；属于重大行政许可决定的，应当有法制机构审核意见；审核或者审批持有不同意见的，应当注明理由。
行政机关或者机构负责人包括行政机关或者机构的主要负责人和分管负责人。
第二十二条 行政许可机关对外送达的行政许可文书应当以行政许可机关名义作出，加盖行政许可机关行政审批专用印章，并注明日期。不得使用行政机关内设机构印章。
第二十三条 行政许可决定作出后，行政许可机关应当在河北省政务服务网、本机关门户网站行政执法公示专栏予以公示，案卷中应当记载公示情况。
第二十四条 行政许可机关制作行政许可文书，应当根据送达和归档需要确定印发份数。
第二十五条 行政许可机关送达行政许可文书，应当使用送达回证。
第二十六条 申请人在《行政许可申请书》中确定的送达方式和送达地址适用于行政审批所有程序。申请人未接受电子送达方式的，行政许可机关不得采取电子方式送达相关文书。
申请人收到行政许可文书之日或者行政许可机关的电子设备显示发送成功之日即为送达之日。申请人能够证明其到达特定系统的日期与发送方对应系统显示发送日期不一致的，到达申请人特定系统日期为送达之日。
因申请人提供或者确认的送达地址不准确、拒不提供送达地址，或者送达地址变更未及时告知，导致行政许可文书未能实际接收的，文书退回之日视为送达之日。
第二十七条 制作行政许可文书时，应当规范、准确使用单位名称、专业称谓、法定计量单位和标点符号等。除编号、数量、日期、时间等内容使用阿拉伯数字外，应当使用规范汉字。
第二十八条 行政许可机关实施行政许可的期限以工作日计算，不含法定节假日。
行政许可文书中的日期应当具体到日，时间应当具体到分钟，地点应当具体到门牌号。
第四章 规范性标准
第二十九条 规范性标准是对实施行政许可每个阶段具备的法律文书及其内容要素的要求。
第三十条 申请阶段制作的文书应当包含以下要素：
（一）行政许可申请书：1.申请人（公民、法人或者其他组织）基本情况；2.委托代理人基本情况；3.申请行政许可事项；4.行政许可申请材料清单；5.受送达地址或者电子送达方式的确认信息；6.申请人或其委托代理人对申请材料真实性负责的承诺。
（二）委托书：1.委托人（公民、法人或者其他组织）基本情况；2.受委托人基本情况；3.委托事项、委托权限、委托期限；4.委托人和受委托人的身份证明材料。
（三）行政许可告知承诺书：1.告知承诺事项；2.申请人基本情况；3.受委托人基本情况；4.行政许可机关公开告知内容；5.申请人承诺书。
第三十一条 受理阶段制作的文书应当包含以下要素：
（一）收件凭证：1.申请人姓名或名称；2.申请行政许可事项；3.收取申请材料清单；4.行政许可机关联系方式和监督电话；5.行政许可机关或收件机关名称及印章（行政审批专用章）；6.制发日期。
（二）行政许可材料补正告知书：1.申请人姓名或名称；2.申请许可事项及时间；3.补正的法律依据及理由；4.补齐补正材料清单；5.行政许可机关联系方式和监督电话；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（三）行政许可受理通知书：1.申请人姓名或名称；2.申请事项及时间；3.行政许可办理期限；4.行政许可机关联系方式；5.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；6.制发日期。
（四）行政许可不予受理决定书：1.申请人姓名或名称；2.申请事项及时间；3.不予受理的法律依据和理由；4.处理决定；5.告知申请人救济途径；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
第三十二条 审查阶段制作的文书应当包含以下要素：
（一）行政许可延期决定通知书：1.申请人姓名或名称；2.申请事项及时间；3.延期的法律依据、理由和期限；4.行政许可机关联系方式和监督电话；5.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；6.制发日期。
（二）行政许可特殊程序告知书：1.申请人姓名或名称；2.申请事项及时间；3.告知适用的特别程序、所需时间以及延期时限等内容；4.法律依据和理由；5.行政许可机关联系方式和监督电话；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（三）有关单位征求意见函：1.有关单位名称；2.申请人姓名或名称；3.申请事项及时间；4.意见反馈时间；5.未反馈的处理方式；6.行政许可机关联系方式；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；8.制发日期。
（四）行政许可利害关系人权利告知书：1.利害关系人姓名或名称；2.申请人姓名或名称；3.申请事项及时间；4.告知权利事项及法律依据；5.履行权利期限；6.行政许可机关联系方式和监督电话；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；8.制发日期。
（五）行政许可利害关系人陈述、申辩及申请听证公告：1.申请事项及时间；2.申请人姓名或名称；3.公告权利事项及法律依据；4.履行权利期限；5.行政许可机关联系方式和监督电话；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（六）陈述（申辩）笔录：1.陈述申辩时间和地点；2.陈述（申辩）请求；3.记录人签名及执法证号；4.陈述（申辩）记录；5.陈述、申辩人确认“记录内容属实”的意思表示，并在笔录上逐页签名。
（七）行政许可听证权利告知书：1.申请人、利害关系人姓名或名称；2.申请事项及时间；3.告知权利事项及法律依据；4.行政许可机关联系方式和监督电话；5.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；6.制发日期。
（八）行政许可听证申请书：1.行政许可机关名称；2.听证申请人（公民、法人或者其他组织）基本情况；3.委托代理人基本情况；4.申请听证事项、目的、事实和理由。
（九）行政许可听证通知书：1.听证申请（参加）人；2.收到听证申请时间；3.举行听证具体时间、地点、听证方式；4.参加听证人员要求；5.听证主持人、听证员、记录人、听证参与人员姓名、工作单位及职务；6.告知当事人参加听证的注意事项，当事人和委托代理人要求听证主持人回避的权利；7.申请延期听证的权利和时间；8.行政许可机关联系方式；9.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；10.制发日期。
（十）行政许可不予听证通知书1.听证申请人姓名或名称；2.收到听证申请时间；3.不予听证的法律依据和理由；4.行政许可机关联系方式和监督电话；5.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；6.制发日期。
（十一）听证笔录：1.举行听证起止时间、地点、方式；2.听证申请人基本情况；3.利害关系人基本情况；4.委托代理人基本情况；5.行政许可审查人、听证主持人、听证员、记录员等基本信息；6.听证事项和目的；7.告知听证相关权利；8.听证内容；9.听证参加人确认无误后逐页签名，并注明时间；10.听证申请人在尾面注明“记录情况属实”字样。
（十二）听证报告：1.听证事项、时间、地点及方式；2.听证主持人、听证员、记录人姓名；3.当事人、法定代表人或者负责人、委托代理人姓名；4.行政许可审查机构名称和审查人员姓名；5.听证事项基本情况、当事人申辩质证的主要内容、争论焦点问题、行政许可审查人员意见、听证主持人意见；6.听证主持人、听证员签名。
（十三）（抽样）检验/检测/检疫通知书：1.申请人姓名或名称；2.法律依据、地点及方式；3.检验/检测/检疫物品清单；4.执法人员及执法证号；5.行政许可机关联系方式；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（十四）（抽样）检验/检测/检疫物品处理通知书：1.申请人姓名或名称；2.检验/检测/检疫时间及物品名称；3.抽样取证物品处理清单；4.执法人员及执法证号；5.行政许可机关监督电话；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（十五）（联合）现场勘查通知书：1.申请人姓名或名称；2.申请行政许可事项；3.现场勘查法律依据；4.现场勘查时间、范围和主要内容；5.勘查人员姓名及执法证号；6.告知申请回避的权利；7.行政许可机关联系方式；8.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；9.制发日期。
（十六）（联合）现场勘查整改通知书：1.申请人姓名或名称；2.现场勘查时间、勘查事项；3.现场勘查法律依据及发现的问题；4.整改要求；5.申请复验要求和时间；6.行政许可机关联系方式和监督电话；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；8.制发日期。
（十七）（联合）现场勘查记录：1.现场勘查起止时间和地点；2.现场勘查对象及勘查内容；3.参加人员、记录人员姓名；4.勘查人员姓名及执法证号；5.现场勘查记录，附现场核查音像记录资料；6.勘查对象意见及签名，在勘查笔录上逐页签字，并注明“情况属实”字样；7.参加人员、记录人员签名；8.勘查人员签名。
（十八）询问笔录（每份询问笔录对应一个被询问人）：1.询问起止时间和地点；2.被询问人、参加人员、记录人员姓名；3.询问人姓名及执法证号；4.询问记录（包括反映事实的时间、地点、情形等），附询问音像记录资料；5.被询问人意见、签名及“记录内容属实”的意思表示；6.询问人、记录人、参加人逐页签名。
（十九）现场照片：1.照片及照片编号；2.证明事项；3.拍摄时间、拍摄地点、拍摄人；4.执法人员姓名及执法证号；5.当事人签字确认。
（二十）行政执法视（音）频记录登记表：1.执法记录存储编码；2.记录内容、证明事项、时间节点、拍摄时间、拍摄地点；3.执法人员姓名及执法证号；4.制作方法。
（二十一）（联合）现场勘查报告：1.勘查单位、事项、时间、地点、方式及勘查人员姓名及执法证号；2.勘查对象姓名或名称、法人或者负责人姓名、委托代理人姓名；3.现场勘查基本情况、主要争议焦点；4.现场勘查结论；5.勘查机关或机构负责人意见；6.勘查人员签名；7.勘查机关或机构名称；8.制发日期。
第三十三条 决定阶段制作的文书应当包含以下要素：
（一）内部审批表（通用）：1.行政许可申请事项、受理时间；2.属于重大行政许可决定的，附法制审核意见；3.涉及现场勘查、听证等环节的，附现场勘查结论、听证报告等材料；4.申请人基本情况；5.承办人审查情况及处理意见（受理、延期、决定等）；6.承办机构负责人意见、签名并注明时间；7.行政机关负责人审批意见、签名并注明时间。
（二）重大行政许可决定法制审核表：1.行政许可申请事项；2.承办机构及承办人员信息；3.承办机构负责人意见、签名并注明时间；4.法制机构审核意见说明及审核结论；5.法制机构审核人、负责人签名并注明时间。
（三）集体讨论记录：1.行政许可事项名称及受理文号；2.集体讨论起止时间和地点；3.提交集体讨论依据及理由；4.主持人、记录人、参加人员姓名及职务；5.列席人员姓名；6.承办人汇报办理情况；7.听证主持人汇报听证情况；8.法制审核机构负责人汇报法制审核情况；9.参加讨论人员意见和理由；10.集体讨论决定；11.参加人员和记录人签名。
（四）准予行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可审查情况及法律依据；4.准予行政许可决定的法律依据和理由；5.行政许可内容和期限；6.领取行政许可证件时间和地点；7.行政许可机关联系方式；8.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；9.制发日期。
（五）不予行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可审查情况及法律依据；4.不予行政许可决定的法律依据和理由；5.告知申请人救济途径；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（六）准予变更行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可审查情况及法律依据；4.准予变更行政许可决定的法律依据和理由；5.准予变更的内容；6.办理变更手续要求和时间；7.行政许可证件名称及编号；8.行政许可机关联系方式；9.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；10.制发日期。
（七）不予变更行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可审查情况及法律依据；4.不予变更行政许可决定的法律依据和理由；5.告知申请人救济途径；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（八）准予延续行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可审查情况及法律依据；4.准予延续行政许可决定的法律依据和理由；5.准予延续的有效期限；6.办理延续手续要求和时间；7.行政许可证件名称及许可证件编号；8.行政许可机关联系方式；9.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；10.制发日期。
（九）不予延续行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可证件名称及证件编号；4.行政许可审查情况及法律依据；5.不予延续行政许可决定的法律依据和理由；6.告知申请人救济途径；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；8.制发日期。
（十）准予注销行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可审查情况及法律依据；4.准予注销行政许可决定的法律依据和理由；5.行政许可机关联系方式；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（十一）不予注销行政许可决定书：1.申请人姓名或名称；2.受理事项和日期；3.行政许可证件名称及证件编号；4.行政许可审查情况及法律依据；5.不予注销行政许可决定的法律依据和理由；6.告知申请人救济途径；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；8.制发日期。
第三十四条 其他阶段制作的文书应当包含以下要素：
（一）行政许可撤回/撤销/注销审批表：1.撤回/撤销/注销行政许可事项名称及许可证件编号；2.准予行政许可时间及有效期限；3.属于重大行政许可决定的，附法制审核意见；4.被撤回/撤销/注销人基本情况；5.承办人审查情况（理由、依据）及处理意见；6.承办机构负责人审核意见及签名；7.行政机关负责人审批意见及签名。
（二）行政许可撤回/撤销/注销事先告知书：1.被许可人姓名或名称；2.取得行政许可时间、事项名称及证件编号；3.行政许可审查情况；4.拟撤回/撤销/注销的法律依据和理由；5.告知申请人救济途径；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（三）行政许可撤回决定书：1.被许可人姓名或名称；2.取得行政许可时间、证件名称及证件编号；3.行政许可审查情况；4.撤回行政许可决定的法律依据和理由；5.办理注销手续要求和时限；6.告知申请人救济途径；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；8.制发日期。
（四）行政许可撤销决定书：1.被许可人姓名或名称；2.取得行政许可时间、事项名称及证件编号；3.行政许可审查情况；4.撤销行政许可决定的法律依据和理由；5.办理注销手续要求和时限；6.告知申请人救济途径；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；8.制发日期。
（五）行政许可注销通知书：1.被许可人姓名或名称；2.取得行政许可时间、证件名称及证件编号；3.行政许可审查情况；4.注销行政许可决定的法律依据和理由；5.办理注销手续要求和时限；6.告知申请人救济途径；7.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.行政许可机关联系方式；8.制发日期。
第三十五条 送达公开阶段制作的文书应当包含以下要素：
（一）行政许可信息推送告知书：1.监管部门名称；2.被许可人姓名或名称；3.作出行政许可决定（准予许可、准许变更、准予延续等）时间；4.颁发行政许可证件名称及编号；5.行政许可机关联系方式；6.行政许可机关名称及印章（行政审批专用章）；7.制发日期。
（二）送达回证（通用）：1.送达行政许可文书名称及文号；2.受送达人姓名或名称；3.送达日期；4.送达地点；5.送达方式；6.收件人签名并注明日期；7.他人代收的，代收人应当签名并注明与受送达人的关系；8.送达人签名并注明日期；9.备注栏注明是否拒收、代收原因等其他内容。
（三）行政许可结果信息公开情况表：1.行政许可决定书名称及文号；2.行政许可事项名称；3.公开情形；4.公开网站；5.网站公开情况截图。
第三十六条 立卷归档时可以参考以下案卷要素：
（一）案卷封面：1.案卷名称（申请人＋行政许可事项＋案卷）；2.行政许可决定书文号；3.行政许可机关名称；4.立卷人；5.归档时间；6.保存期限及起止时间；7.卷宗件数和卷内页数；8.归档号；9.全宗号、目录号、案卷号。
（二）卷内文件目录：1.目录序号；2.文件题名；3.文件编号；4.装订页码。
（三）卷内备考表：1.本卷情况说明（缺损、修改、补充、部分灭失等情况）；2.立卷人、检查人、立卷时间。
第五章 立卷归档标准
第三十七条 同一行政许可机关制作的行政许可案卷应当使用统一的案卷封面、文件目录及备考表。
第三十八条 行政许可机关应当自行政许可办结之日起30日内，将行政许可文书、证明材料及其他审批材料立卷归档。
第三十九条 各级行政许可机关应当依据档案法和相关业务管理需要合理确定行政许可案卷的保管期限，但应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。
有效期20年（含）以上或者未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的案卷保存期限为永久；许可证、执照、资质证、资格证等的有效期不满20年的案卷保存期限为30年。
第四十条 行政许可案卷实行一案一卷、一卷一号制度，入卷材料超过 200 页的，可以一案数卷。
涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案卷，可以分为正卷和副卷，将依法不能公开的审批材料装入副卷。
第四十一条 行政许可案卷可以采用纸质、电子两种介质形式立卷归档。
来源可靠、程序规范、要素合规的行政审批电子文件，可以以电子形式归档。除法律、行政法规另有规定外，可以不再以纸质形式归档。
第四十二条 同一行政许可案卷应当采用同一介质形式立卷归档。
采用纸质形式归档时，对依托全省一体化政务服务平台或者国家部委垂直管理系统形成的电子文件，包括行政许可文书、证明资料以及电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等材料，应当与其他材料同步采用纸质介质归档。
采用电子形式归档时，确需留存的纸质介质文件资料等可以作为副卷保存。
第四十三条 行政许可机关对同一申请人在同一行政许可事项不同阶段实行联合办理的行政审批资料，可以合并立卷，但应当在《行政许可卷内备考表》中注明联合办理具体程序和时间。
第四十四条 卷内材料应当排列有序，原则上采取行政许可决定文书和送达回证在前，其他审批资料在后，按照行政许可事项办理时间先后顺序依次排列。各级行政许可机关根据业务工作需要，也可以将所有审批资料按照行政许可办理时间先后顺序依次排列。
第四十五条 行政许可文书可以采取打印方式或者手写方式填写。采取打印方式填写的，应当删除文书样式中的下划线__、小括号（）内或者斜杠/前后未选填的内容等无效信息。采取手写方式填写的，应当用黑色、蓝黑色钢笔或者签字笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔填写。
卷内文书应当使用钢笔或签字笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应当复印。所有审批材料只留存一份正本。
第四十六条 案卷中不得涂改，如确需涂改，应当由相关当事人及执法人员在涂改处签名并按捺手印，且需注明涂改原因及理由。
第四十七条 行政许可文书中的空格处、空白处一般使用由右上至左下的斜线“/”标示，或者注明“此处空白”“以下无正文”等字样。
第四十八条 案卷装订无金属物。卷内文字材料不得倒装、反装。文书大小规格统一，文书过小的应当附加衬纸粘贴切齐，文书过大的应当折叠整齐。卷内纸张应当完整、无破损，破损文书应当修补或者复制。
第四十九条 行政审批过程中形成的音像记录资料，应当单独装袋随卷归档，置于案卷尾页备考表中，或者单独成页附于《行政执法视（音）频记录登记表》之后。
不能随审批资料装订立卷的音像记录等存储载体，应当根据档案管理有关要求，另行存储保管。
第五十条 采用网上方式办理行政许可的，行政许可机关可以根据法律、法规、规章和上级行政机关的规定对电子案卷形式、行政许可文书样式作出适当调整。
第六章 附 则
第五十一条 法律、法规、规章及国家部（委、局）另有规定的，从其规定。
第五十二条 本标准自印发之日起施行，原《河北省行政许可案卷标准（2008年版）》同时废止。